En los últimos años, la digitalización ha revolucionado el panorama empresarial en España, especialmente en lo que respecta a la gestión fiscal y administrativa de las pequeñas y medianas empresas (PYMES). Uno de los avances más importantes en este proceso es la facturación electrónica.
En este artículo del blog, exploraremos el funcionamiento de la facturación electrónica para las PYMES en España y cómo podemos automatizar el proceso de facturación electrónica. Nos centraremos en qué es la facturación electrónica, los errores comunes al descargar facturas, y cómo la automatización de procesos robóticos (RPA) puede resolver estos problemas, haciendo el proceso más eficiente y sin intervención manual.
¿Qué es una factura electrónica?
Una factura electrónica es un documento fiscal que se expide y se recibe en formato electrónico y que sustituye a la factura tradicional en papel. Tanto la factura en papel como la factura electrónica, tienen los mismos efectos legales.
¿Qué es FacturaE?
FacturaE es el nombre del formato estándar de factura electrónica utilizado en España. Este estándar facilita la emisión, recepción y procesamiento automatizado de las facturas entre empresas y administraciones públicas, asegurando que cumplan con los requisitos legales y fiscales establecidos por la Administración Tributaria española (AEAT).
¿Qué es FACe?
FACe es el Punto General de Entrada de Facturas de la Administración General del Estado. Este sistema está integrado con la aplicación FacturaE y se utiliza para que las empresas y proveedores puedan enviar facturas de forma electrónica a las distintas administraciones públicas de manera ágil y segura.
Si quieres saber más sobre la facturación electrónica, puedes consultar el siguiente post sobre Cómo presentar facturas en la plataforma FACe: guía paso a paso 2024.
¿Qué es la automatización de facturas electrónicas?
La automatización de facturas electrónicas implica el uso de un software especializado para realizar tareas relacionadas a la facturación electrónica. Esta solución de software se conoce como “Automatización robótica de procesos (RPA)”. Un RPA en básicamente un robot entrenado en ejecutar una tarea repetitiva de forma precisa, y es capaz de adjuntar documentos, comprobar y rellenar información o abrir aplicaciones.
En el caso de la facturación electrónica, un RPA puede encargarse de:
- Recepción y registro de facturas. El sistema se descarga las facturas electrónicas, y las registra automáticamente en una base de datos.
- Validación de facturas: EL software puede verificar que todas las facturas contengan la información correcta y que cumplan con los requisitos legales de la empresa.
- Pago de facturas: una vez validadas, nuestra solución RPA puede programar y ejecturar los pagos correspondientes, asegurando que se hagan a tiempo.
¿Cómo funciona la automatización de facturas electrónicas?
El funcionamiento de estos sistemas puede parecer complicado, pero en realidad es bastante sencillo de entender cuando se desglosa en pasos básicos:
- Programación del Robot: Los robots RPA se configuran para seguir ciertos pasos o reglas, imitando las acciones que un empleado haría manualmente. Por ejemplo, abrir correos electrónicos, descargar archivos adjuntos, introducir datos en un sistema, etc.
- Ejecución de Tareas: Una vez configurados, los robots pueden ejecutar estas tareas de manera autónoma y repetitiva. Pueden trabajar las 24 horas del día, sin cometer errores y a gran velocidad.
- Monitoreo y Optimización: Los sistemas automatizados se pueden supervisar para asegurar que estén funcionando correctamente y se pueden ajustar para mejorar su desempeño con el tiempo.
¿Qué empresas pueden beneficiarse del RPA?
La automatización es accesible y fácil de usar, por lo que es beneficiosa para una amplia variedad de usuarios: desde personas sin conocimiento técnico hasta expertos en RPA.
Además, al tratarse de un software no invasivo, la integración de un software de RPA es sencilla y no interfiere con los sistemas ya existentes en la empresa, lo que facilita su adopción y puesta en marcha en cualquier organización.
En Raindance, hemos creado un robot estándar para automatizar la descarga de facturas de la plataforma FACe para que tú no te tengas que preocupar más por ello.
Beneficios de automatizar tus facturas electrónicas
La implementación de esta solución automatizada ofrece múltiples beneficios como pueden ser los siguientes:
- Reducción de errores. La reducción de errores es uno de los aspectos más relevantes, ya que al automatizar tareas repetitivas se minimiza la posibilidad de cometer errores humanos. De este modo, nunca habrá ninguna factura perdida por no haberla descargado, ni múltiples descargas de una misma factura.
Además, la eficiencia mejora notablemente, ya que los robots pueden realizar tareas de forma más rápida y constante que los seres humanos.
- Liberación de tiempo para que los empleados puedan dedicárselo a tareas de mayor relevancia en la empresa, ya que con esta solución se puede dejar de malgastar entre 2 y 3 h al día.
- Programación del software para que haga la tarea cuando sea más conveniente, incluso fuera de horas de oficina. Así, no se retrasará todo el proceso administrativo/contable de la empresa por no haber realizado la descarga de las facturas.
- Ahorro de costes. En cuanto al ahorro de costes , el RPA puede ayudar a reducir los gastos operativos al eliminar tareas manuales, lo que a su vez aumenta la productividad y eficiencia de la empresa.
¿Por qué deberías automatizar tus facturas electrónicas con un sistema RPA?
Una de las características que caracteriza a la automatización robótica de procesos (RPA) es su capacidad de ejecutar tareas repetitivas que normalmente acaban sumando errores y muchas horas de trabajo de bajo valor a tu equipo.
Si estás leyendo esto es porque seguramente hayas ejecutado la tareas de gestionar las facturas electrónicas y te hayas topado con la interfaz de FACe, la cual es bastante lenta y nos hace perder más tiempo del debido.
Gracias a la tecnología RPA, podemos automatizar todo el proceso de gestión de facturas electrónicas, imitando cada paso como si fuera un humano.
Errores comunes al descargar facturas electrónicas y su impacto en tu empresa
Algunos de los errores más comunes a la hora de descargar facturas electrónicas suelen ser los siguientes:
- Duplicación de Facturas. Descarga repetida de la misma factura, lo que puede generar duplicidad de pagos, confusión en el seguimiento de las facturas y posibles conflictos con proveedores.
- Pérdida de Facturas. Al realizar la descarga de un gran volumen de facturas manualmente, algunas pueden perderse en el proceso. Esto hace que existan facturas impagadas, retrasos en los pagos y relaciones deterioradas con proveedores.
- Retrasos en la Descarga. Los procesos manuales pueden ser lentos, causando retrasos en la descarga y procesamiento de facturas. De este modo, habrá atrasos en los pagos, interrupciones en la cadena de suministro y deterioro de las relaciones con proveedores.
Este tipo de errores, puede tener varios impactos significativos en tu empresa, como por ejemplo:
- Costos Adicionales: Gastos innecesarios debido a pagos duplicados o facturas incorrectas.
- Multas y Sanciones: Penalizaciones por incumplimiento de normativas fiscales.
- Eficiencia Reducida: Tiempos prolongados para la gestión de facturas y desvío de recursos de otras tareas críticas.
- Interrupciones en la Cadena de Suministro: Retrasos en los pagos que pueden afectar el suministro de bienes y servicios.
- Relaciones con Proveedores: Deterioro de las relaciones con proveedores debido a pagos atrasados o incorrectos.
Cómo descargar facturas FACe sin errores
Para la descarga exitosa de las facturas, en este caso de la plataforma FACe, existen dos vías:
- El método tradicional. El método manual al que estamos acostumbrados y que nos consume mucho tiempo y recursos. Al tratarse de un proceso repetitivo, los errores derivados por el factor humano, serán frecuentes. Además, el volumen de facturas a descargar suele ser elevado, y siempre estará limitado a la jornada laboral de los empleados.
- A través de sistemas automatizados RPA. Los «sistemas automatizados» son herramientas tecnológicas diseñadas para realizar tareas repetitivas y rutinarias de manera automática, sin necesidad de intervención humana constante. Pueden hacer cosas por nosotros de manera más rápida y eficiente, liberándonos tiempo para que podamos enfocarnos en otras actividades más importantes.
Pongamos un ejemplo concreto de descarga de facturas de FACe:
- Con el método tradicional, alguien en el departamento administrativo/financiero tendría que entrar en la página web de FACe, introducir manualmente los datos de cada factura y descargar cada archivo, registrándolo en un sistema o en una hoja de cálculo.
- Con un sistema automatizado, dicho sistema podría entrar sólo en la página web de FACe, introducir los datos de cada factura, descargar las facturas y registrarlas en la base de datos correspondiente, todo ello automáticamente y sin supervisión. Incluso podría organizar las facturas según su tipo, fecha o proveedor.
