La automatización robótica de procesos (RPA) ha recorrido un largo camino desde sus inicios: al principio, la automatización estaba limitada a macros simples en programas como Excel, donde los usuarios podían grabar y reproducir secuencias de acciones repetitivas (otro ejemplo?)
A medida que la tecnología avanzaba, se desarrollaron herramientas más sofisticadas que no solo podían automatizar tareas repetitivas, sino también integrarse con diferentes sistemas y aplicaciones empresariales.
Con el tiempo, los robots automatizados se han convertido en una tecnología esencial para la transformación digital, permitiendo a las empresas aumentar su eficiencia y reducir costos operativos de manera significativa.
¿Qué es exactamente una automatización?
Antes de entrar en materia, es importante que entiendas a qué nos referimos con “automatizar”. Básicamente, es un proceso en el que se utilizan herramientas de software para realizar una o varias tareas/acciones repetitivas. Estas tareas repetitivas se suelen automatizar debido a que generan mucha fatiga, desconcetración, derivando en errores humanos y que normalmente no aportan un valor a la empresa.
Una automatización se basa en un un desencadenante («trigger») y una acción. Es decir, para que «algo ocurra», primero debe se deben cumplir las reglas/instrucciones que nosotros establezcamos.
Imagen: Zapier
¿Cómo funciona un RPA?
Básicamente un RPA es un software preparado para ejecutar una tarea en concreto; pudiendo arrastrar documentos, abrir aplicaciones o escribir correos electrónicos. Cada tarea requiere una serie de pasos, los cuales, sirven de entrenamiento e instrucciones para que los robots puedan realizar la tarea sin fallos.
Ejemplo flujo RPA
El valor de implementar soluciones RPA, no se limita a una tarea, cada departamento de tu empresa ejecuta tareas repetitivas que no agregan valor al negocio. La importancia radica en su capacidad de mejorar las operaciones internas de tu empresa, reducir los errores y permitir que tu equipo de trabajo se centre en tareas estratégicas que generan más valor añadido a tu empresa.
Beneficios de implementar RPA en mi empresa
- Eficiencia
- Precisión
- Integración
- Costes
- Escalabilidad
Casos de uso de un RPA
RPA en el sector sanitario
Una de las peculiaridades del sector sanitario, es que, tanto en hospitales como clínicas, se manejan grandes cantidades de datos sensibles y son muchos los procesos administrativos que tienen que cumplimentar.
Implementar la automatización robótica de procesos (RPA) permite mejorar la eficiencia operativa de hospitales y clínicas, reducir los errores (o que se traspapelen documentos), permitiendo al personal centrarse en la atención al paciente.
Dónde puedo implementar un RPA
El uso de soluciones RPA no está destinada para grandes empresas de grandes internacionales. En Raindance nos especializamos en la implementación de soluciones RPA para PYMES. No importa el tamaño de tu empresa, solo importa si sabes identificar las tareas repetitivas que no te aportan valor.
RPA en el departamento financiero
El departamento de finanzas maneja grandes volúmenes de transacciones y datos financieros que requieren una alta precisión y cumplimiento normativo. Por ejemplo, a la hora de procesar facturas, un RPA puede escribir, leer y procesar facturas electrónicas, verificar los datos de las órdenes de compra y actualizar automáticamente los sistemas contables.
RPA para recursos humanos
Al igual que los departamentos financieros, el departamento de recursos humanos es otro excelente ejemplo para implementar procesos robóticos automatizados. Al gestionar mucha información personal y ocuparse de muchas tareas administrativas, el uso de un RPA mejora su eficiencia en tareas de bajo valor, permitiéndoles así centrarse en iniciativas estratégicas.
Cómo implementar soluciones RPA en mi empresa
Muchos gerentes de empresas tienen la falsa creencia de que el proceso de implementación de un RPA es algo complejo y que entorpecerá su flujo de trabajo actual. A continuación te resumimos los componentes (tecnológicos y no tecnológicos) para introducir tu primera solución de automatización de tareas y procesos.
¿Qué necesito para implementar soluciones RPA en mi empresa?
Antes implementar soluciones RPA en tu empresa de manera efectiva y sin complicaciones, es fundamental identificar aquellos procesos repetitivos que suponen una oportunidad para tu empresa. En segundo lugar es importante trabajar el factor humano de la empresa: desde crear un plan de implementación hasta la capacitación de tu equipo.
Además de estos dos puntos fundamentales, debes conocer los componentes tecnológicos para implementar un RPA en tu empresa. La buena noticia es que no necesitas contar con ningún super-ordenador o programas informáticos concretos. Desde Raindance hemos desarrollado un software RPA que se integra con cualquier ERP, CRM y otras aplicaciones para ofrecerte una solución integral para todos tus departamentos.
Desafíos a la hora de implementar una solución RPA
Hemos hablado de los diferentes beneficios que supone implementar uno o varios robots que te ayuden a automatizar tareas, pero también existen varios desafíos que son necesarios abordar para asegurar el éxito de su implementación.
El desafío principal es la resistencia al cambio, y puede provenir de varios niveles dentro de la organización (gerentes, empleados…) y puede manifestarse de diferentes formas. Esta resistencia puede surgir, por ejemplo, porque los empleados ven la automatización robótica de procesos (RPA) como una amenaza para su puesto de trabajo (al igual que está ocurriendo con la IA), o simplemente porque se sienten incómodos con la adopción de nuevas tecnologías y métodos de trabajo.
Por otro lado, otro desafío, o más bien preocupación, es el factor de seguridad proveniente de los departamentos de TI. Por ejemplo, algunos robots trabajan con datos sensibles; información bancaria, credenciales, rellenar información importante…
La buena noticia, es que cada robot se especializa en una tarea y utiliza la encriptación de datos de extremo a extremo. Asegurando así que los datos estén protegidos en todo momento.
Cómo escoger una solución RPA
Llegamos a un punto clave del proceso: ¿cómo saber qué solución RPA elegir? ¿qué soluciones hay? ¿de qué tipo? Cada empresa es única, y sus necesidades son concretas, pero podríamos dividir este proceso en 3 puntos:
- Evaluar tus necesidades específicas para tu empresa. Esto supone identificar aquellos procesos que puedes automatizar, definir el flujo que debe seguir tu bot, con qué aplicaciones se debe integrar etc.
- Una vez identificadas tus necesidades, tareas y procesos, es importante realizar pruebas de concepto. Estas pruebas de concepto te permitirán probar las capacidades de diferentes bots en un entorno de pruebas para comprobar la efectividad de las automatizaciones.
- En una fase final, es importante analizar el retorno de tu inversión. Podemos analizar factores como la reducción de errores, el aumento de productividad y la liberación de recursos humanos para tareas de mayor valor añadido.
¿Cómo es el proceso de implementación RPA?
El proceso de implementación de RPA se puede dividir en varias etapas clave, cada una de las cuales es fundamental para asegurar el éxito de la automatización.
- Planificación y análisis: Identifica los procesos que serán automatizados y establece objetivos claros. Realiza un análisis de viabilidad para asegurarte de que los procesos seleccionados son adecuados para la automatización.
- Desarrollo y diseño: Utiliza la plataforma de RPA para diseñar y desarrollar las automatizaciones. Crea flujos de trabajo detallados que los robots seguirán para realizar las tareas específicas.
- Pruebas y validación: Antes de implementar las automatizaciones en un entorno de producción, realiza pruebas exhaustivas para identificar y corregir cualquier error. Asegúrate de que los robots funcionen correctamente y cumplan con los requisitos establecidos.
- Implementación: Despliega los robots en el entorno de producción. Monitorea su rendimiento inicial para asegurarte de que están funcionando como se espera y realiza ajustes si es necesario.
- Monitoreo y mantenimiento: Una vez en producción, monitorea continuamente los robots para detectar y solucionar cualquier problema que surja. Realiza mantenimiento regular y actualizaciones para asegurar que las automatizaciones sigan siendo efectivas y eficientes.
RPA e inteligencia artificial
Desde que OpenAI presentó ChatGPT en noviembre de 2022, el uso de la inteligencia artificial se democratizó para el mundo entero. A su vez, surgió un nuevo mercado de soluciones, empresas, servicios e incluso necesidades impulsadas por la IA.
La sinergia entre la tecnología RPA y la IA, permite que los robots de software no solo ejecuten tareas basadas en reglas específicas, sino también en tomar decisiones inteligentes para adaptarse a diferentes escenarios. Por ejemplo, mientras que un RPA automatiza la entrada de datos, la inteligencia artificial puede analizar esos datos casi en tiempo real para generar informes valiosos, mejorando así el proceso de toma de decisiones. Esta integración tecnológica ha dado lugar a lo que llamamos “automatización inteligente”, donde la IA, RPA y machine learning trabajan en conjunto para optimizar procesos complejos.
La combinación de RPA e IA no solo transformará la eficiencia operativa, sino que también abrirá nuevas oportunidades para la innovación y el crecimiento empresarial, posicionando a las organizaciones a la vanguardia de la transformación digital.
